Ultimamente si sente spesso parlare si fatturazione ma molti hanno ancora le idee confuse.Scopriamo insieme, attraverso una serie di Domande e Risposte, come poter rendere le idee più chiare in merito al tema delle fatture.

1. Che cos'è una fattura?

La fattura è il documento amministrativo per eccellenza, il più importante, in grado di rappresentare nel tempo un'operazione commerciale, e da cui scaturiscono risvolti fiscali (come la detrazione dell'IVA e le deducibilità del costo), civili (come le ingiunzioni di pagamento), penali e finanziari (come la gestione del credito e la riconciliazione della fattura). Una fattura è quindi una richiesta di pagamento. Elenca i beni o i servizi che hai fornito e mostra ciò che il tuo cliente deve in cambio.

2. Quali sono i diversi tipi di fattura?

Le fatture sono disponibili in molte varietà, ognuna con il proprio nome. Ecco alcuni dei più comuni.

• Fattura di venditaSe si invia una fattura, si tratta di una fattura di vendita (se la si riceve, è una fattura di acquisto).
• Fattura scaduta

Quando una fattura non è stata pagata, alcune aziende lo inviano nuovamente, con un timbro scaduto su di essa.

• Fattura immediata

La fattura immediata deve essere emessa e consegnata o spedita al cliente (anche a mezzo di sistemi elettronici) entro lo stesso giorno di effettuazione della vendita o prestazione del servizio. Da ciò si evince che la fattura immediata non ha carattere accompagnatorio, per cui i beni venduti possono viaggiare senza alcun documento.

• Fattura differita

È quella fattura che deve essere fatta entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettiva consegna della merce. La fatturazione differita si ha quando la merce è accompagnata dal DDT (documento di trasporto). Ad esempio, se il DDT viene emesso il 30 maggio ma la merce parte il 2 giugno, la fattura deve essere emessa entro il 15 luglio.

• Fattura pro forma

Una fattura proforma non è una vera e propria fattura, ma una sorta di anticipazione di una fattura che verrà emessa in un secondo momento e viene usata solitamente nelle transazioni con l'estero al fine di far ottenere al cliente delle aperture di credito dagli istituti bancari.

• La nota di accredito

È il documento di rettifica redatto dal venditore per stornare importi precedentemente fatturati ad un cliente. La nota di addebito è il documento emesso dal venditore quando ha il bisogno di integrare importi esposti in una fattura precedentemente emessa. 

• Fattura professionista, parcella e avviso di parcella 

Questi tipi di documenti sono utilizzati dai liberi professionisti e dagli studi professionali. La parcella è il documento equiparato alla fattura che espone le spese e le competenze relative ad una prestazione professionale ed è emesso ad effettivo pagamento del corrispettivo da parte del cliente. L'avviso di parcella, invece, è il documento che precede l'emissione della parcella; non ha alcun valore fiscale e viene usato unicamente per informare il cliente sull'entità del compenso da pagare al libero professionista. 

3. Che cosa si deve mettere su una fattura?

Una fattura deve identificare l'acquirente e il venditore, i beni o servizi scambiati e i costi addebitati. La fattura deve essere emessa in due esemplari: l'originale, che va consegnata o spedita al cliente, e la copia che deve essere conservata dall'emittente (per un periodo non inferiore a 10 anni). La fattura deve contenere i seguenti elementi:

1. La data di emissione e il numero progressivo attribuito (che ad ogni inizio anno deve ripartire da uno)
2. I dati identificativi dell'emittente e del compratore, ossia il nominativo o la ragione sociale, nel caso di società, l’indirizzo e il numero di PIVA, Codice fiscale;

1. Il tipo di pagamento e gli estremi del documento di trasporto, cioè data e numero progressivo dei DDT, se si tratta di fattura differita;
2. La natura, qualità e quantità dei beni ceduti e il prezzo unitario (e complessivo) dei beni;
3. Gli eventuali sconti
4. L'aliquota, l'ammontare dell'IVA e il totale fattura, che costituisce l'importo totale a debito del compratore.

4. Quando viene pagata una fattura?

Nella Direttiva della Comunità Europea, in materia di transazioni tra imprese e in assenza di distinti accordi contrattuali, è stato stabilito che il pagamento delle fatture dovrà essere effettuato entro un periodo di 30 giorni. Qualora entrambe le parti siano d’accordo, il periodo potrà essere esteso a 60 giorni.

Sarà possibile prorogare i tempi di pagamento oltre i 60 giorni soltanto se “esplicitamente concordato” nel contratto tra creditore e debitore e fermo restando che non si riveli un “danno di grandi proporzioni” per il creditore.

5. Che cos'è la riconciliazione delle fatture?

La riconciliazione delle fatture indica quali fatture sono state pagate e quali no. La riconciliazione è un processo che abbina ad ogni fattura il movimento contabile di incasso.  L’introduzione della fatturazione elettronica può essere l’elemento chiave per la creazione di automatismi di controllo e di matching nel rapporto con i creditori e i partner commerciali. 

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